A partire dal 17 dicembre obbligo per enti e imprese fino a 249 dipendenti. Gli strumenti adottati devono garantire riservatezza a chi segnala illeciti.
Ultime due settimane, per i datori di lavoro che impiegano in media almeno 50 dipendenti, per adeguarsi alle regole del Dlgs 24/2023 sul whistleblowing: dal 17 dicembre dovranno essere dotati di sistemi che consentano ai lavoratori di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o della Ue di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo (per le aziende più grandi, da 250 dipendenti in su, l’obbligo è già in vigore dal 15 luglio). Le nuove regole si applicano sia nel privato che nel pubblico.
I canali di segnalazione
La persona che ritiene sussistenti i presupposti per una segnalazione, può ricorrere ai seguenti canali:
canale di segnalazione interna;
canale di segnalazione esterna (al quale si può ricorrere se non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, o se questo canale non è stato attivato; se è già stata fatta la segnalazione interna e non ha avuto seguito; se il segnalante ha fondati motivi per ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito o ci sarebbero rischi di ritorsione; se il segnalante ha fondato motivo per ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse);
divulgazione pubblica (è possibile ricorrervi se il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e/o esterna, senza riscontro nei termini previsti; se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; infine, se ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficacia);
denuncia all’autorità giudiziaria, che resta in ogni caso possibile.
Salvo eccezioni, dunque, il primo canale al quale si può fare ricorso è quello “interno”, cioè attivato direttamente dal soggetto, pubblico o privato, che risulta obbligato.
La riservatezza del segnalante
I canali interni di segnalazione devono garantire la riservatezza della persona segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta (o, comunque, dei soggetti menzionati nella segnalazione) e del contenuto della segnalazione.
Per agevolare la segnalazione, inoltre, deve essere garantita la possibilità di scelta tra diverse modalità:
in forma scritta, anche con modalità informatiche;
in forma orale, tramite linee telefoniche, o, in alternativa, con sistemi di messaggistica vocale, o fissando incontri diretti.
Nel definire i canali di segnalazione interna sarà necessario ricorrere a strumenti idonei a recepire sia la segnalazione in forma scritta che quella in forma orale, dovendo essere garantite al segnalante entrambe le possibilità.
Per le segnalazioni in forma scritta, l’Anac, con le sue Linee guida (delibera 311 del 12 luglio 2023), ha ritenuto la posta elettronica ordinaria e la Pec sistemi non adeguati a garantire la riservatezza e ha quindi ritenuto necessario il ricorso a piattaforme online.
L’Anac ha richiesto inoltre che la segnalazione “cartacea” sia inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante e con la fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione vera e propria, inserendo poi entrambe le buste in una terza busta chiusa con indicazione, all’esterno, della dicitura “riservata” al gestore della segnalazione.
Come evidenziato anche dalle Linee guida di Confindustria, tuttavia, sebbene vi sia obbligatorietà nell’istituzione sia del canale scritto che orale, è in ogni caso lasciata alla libera scelta del soggetto obbligato quale opzione preferire nella definizione del canale scritto, essendo possibile, ad esempio, evitare il ricorso alla piattaforma online e accordando preferenza alle modalità analogiche, rappresentate dalla classica lettera raccomandata in triplice busta.
Come ricordato da Confindustria, la scelta dovrà essere guidata dalla dimensione aziendale e dallo sforzo economico e organizzativo necessario per istituire e gestire una piattaforma online. Le aziende di più piccole dimensioni, soprattutto in questa fase iniziale, potrebbero preferire affiancare agli strumenti per la segnalazione in forma orale, la più semplice comunicazione tramite raccomandata.
Sei mosse per l’attuazione del nuovo obbligo
1 Definire il canale con un atto organizzativo specifico
Il soggetto del settore privato obbligato a istituire il canale interno di segnalazione deve definire un atto organizzativo ad hoc che disciplina le procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni
2 Effettuare la comunicazione alle rappresentanze sindacali
I canali di segnalazione devono essere attivati dopo aver sentito le rappresentanze o le organizzazioni sindacali: è richiesta una comunicazione tramite Pec (o, comunque, uno strumento idoneo a provare la ricezione), alla quale deve essere allegato il regolamento interno o la procedura, con indicazione del termine entro il quale possono essere richiesti incontri o maggiori chiarimenti. Decorso il termine può essere deliberata l’approvazione dell’atto organizzativo
3 Informazione adeguata sul sito o sulla pagina della piattaforma
Per evitare errori da parte del segnalante, devono essere fornite informazioni sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno gestito dall’Anac, in modo chiaro e in luoghi facilmente accessibili anche dalle persone che non frequentano i luoghi di lavoro,
in una sezione specifica del sito internet aziendale e sulla piattaforma informatica
(se implementata)
4 Garantire l’attività di formazione al personale
Le persone alle quali è affidata la gestione del canale interno di segnalazione devono ricevere una specifica formazione, con aggiornamenti periodici
5 Adeguare il modello organizzativo 231, se adottato
Le società che hanno adottato il modello organizzativo 231 devono: aggiornare il modello richiamando le nuove procedure adottate, il garantito rispetto dei doveri di riservatezza e l’espresso divieto di atti di ritorsione; introdurre procedure per consentire l’informativa all’OdV in seguito a segnalazioni rilevanti in base alla disciplina 231, se quest’ultimo non è soggetto gestore della segnalazione; integrare il sistema disciplinare previsto dal modello 231 in funzione della nuova normativa
6 Definire le modalità di trattamento dei dati
La gestione delle segnalazioni comporta il trattamento di dati personali, che deve essere effettuato nel rispetto del Regolamento Ue 679/2016.I trattamenti sono effettuati
dai soggetti del settore pubblico e privato in qualità di titolari del trattamento, fornendo una idonea informativa alle persone segnalanti e alle persone coinvolte, e adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà
degli interessati. Le misure tecniche e organizzative ritenute adeguate devono essere riportate anche nel Registro
delle attività di trattamento, che deve essere conseguentemente aggiornato. In considerazione della particolare delicatezza delle informazioni che vengono trattate, si rende necessaria una preventiva valutazione di impatto sulla protezione dei dati
(la cosiddetta Dpia).Se la gestione della segnalazione è affidata, anche in parte, a un soggetto esterno, è necessario formalizzare un contratto (o un altro atto giuridico) con il responsabile del trattamento (ad esempio,
il fornitore della piattaforma).
I soggetti interni, invece, devono operare in qualità di soggetti autorizzati al trattamento.
Cit. “Il Sole 24 Ore”
